海华学院会议室是学院研究工作、召开会议、接待客人的重要场所，为加强学院行政管理，规范会议室的使用，提高会议室的使用效率，特制订本管理办法。

一、会议室设置

海华学院会议室位于弘毅楼5-313，配备多媒体、音响等数字化系统，可容纳35-40人召开各种会议。

二、会议室使用范围

1、会议室主要用于学院领导主持召开的各种会议（如：领导班子会议、教学工作例会、中层干部会议等）。

2、各系、部门代表学院召开的重要会议；其他需要使用会议室的部门需经学院领导批准后，方可使用。

3、接待内、外宾。

三、会议室使用细则

　　1、海华学院5-313会议室由党政办公室负责管理，任何部门和个人，未经领导同意不得擅用会议室，不得将会议室内部各种设施拿出或转做他用。

　　2、会议室实行提前预约制度。相关人员(部门)使用会议室，如无特殊情况，须在前一周将会议安排提交党政办，由党政办工作人员统一安排会议日程表。

　　3、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数等，如有需党政办协助的事项（例如提供饮用水，桌牌，电子设备等），请在申请会议室的同时提交详细清单，以确保会议顺利进行。

4、如遇会议时间发生冲突，要坚持局部服从整体、重要会议优先的原则，协商解决使用。

　　5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，自觉保持卫生，禁止吸烟，保持室内清洁。

　　6、会议室使用后应及时整理:检查安全(电源)，关好门窗、空调，整理好会议期间使用的物品，确保会议室场内一切归于原位，无垃圾残留。检查整理无误后，与党政办交接。

7、如发现设备故障或损坏，请及时报至党政办，及时维修，确保不影响其他会议的准时进行。

四、管理职责

1、海华学院党政办负责会议室的管理、使用和维护，保持会议室整洁有序，设备完好。

2、校级重要会议，党政办公室负责安排茶水、桌牌、纸巾和多媒体调试等服务，如有特殊需要，由党政办公室与后勤部门协调完成。

3、党政办公室应进一步加强规范化管理，及时做好会议室设备、设施的保养维护，确保会议室环境整洁、正常有序运转，确保为各部门提供优质服务。

五、本规定由辽宁师范大学海华学院党政办公室制定，自颁布之日起执行。