第一章 总则

第一条 为了进一步加强辽师海华学院的档案管理工作，提高学院档案管理水平，有效保护、利用和开发档案资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，《高等学院档案工作规范》等相关法律法规，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学院在进行的招生、教学、科研、管理等活动中所形成的对学院、教职工和学生具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。学院档案反应学院建设与发展，是全体师生的劳动成果和智慧结晶，是评估学院教学工作的重要依据，是评价科研成果、考核教师水平的重要参考，是纳入学院整体发展规划的重要基础性工作。

第三条 学院档案工作实行统一领导，分级管理。以贯彻执行国家关于档案管理的法律法规为前提，将档案实行集中统一保管，确保档案整齐完全、系统完备及便于利用与开发。

第二章人员配备和管理体制

第四条 学院档案工作由一名校领导分管，一名档案室管理员以及一名档案室干事接受省教育厅和省、市档案局的指导、监督和检查。

第五条 根据高校设置档案机构的相关要求，设立综合档案管理部门，并根据档案工作各项职责需要，成立档案工作小组。

第六条 档案管理部门基本职能如下：

（一） 贯彻执行国家有关于档案工作的法律法规和方针政策，执行上级主管，机关下达的有关档案工作指令和规范，综合规划全校档案工作；

（二） 建立健全学院档案工作的规章制度和相关部门成员的业务规范，并负责贯彻落实；

（三） 负责学院各类档案及有关资料的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、销毁工作；

（四） 积极开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流；

（五） 组织档案信息化建设，实施文档信息电子化，有效完成档案资料的开发和利用工作。

第七条 根据学院具体情况，学院各职能部门及各学院应有一名负责人分管该部门的档案工作，负责配合档案管理部门完成本部门档案材料的收集、整理、立卷及归档工作。

第八条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第三章 档案范围及要求

第九条 档案在移交、接收时必须纸质档案和电子档案材料同步归档。文件归档范围是：党群类、行政类、教学类、科研类、教职工类、学生类、基本建设类、财会类。归档的档案材料包括纸质、电子、照片、录音录像等各种载体形式。具体范围如下：

（一） 党群类：主要包括高等院校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二） 行政类：主要包括高等学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

（三） 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的不同载体形式的历史记录。

（四） 科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（五） 教职工类：包括正本和副本。正本由历史的全面的反应干部情况的材料构成。内容包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历和职称材料、党团材料、奖惩材料、聘免材料以及其他可供参考的材料。副本根据工作需要逐步建立。

（六） 学生类：主要包括高等学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（七） 基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号），适用于学院基本建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目中涉及到的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的全部文件材料。

（八） 财会类：学院财会档案是指财务会计核算业务材料及与之相关的文件材料，包括各类凭证、账簿、财务报告等。

第十条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰。具体要求如下：

（一） 党群、行政类：凡归档文件材料内容必须真实、准确；标题、落款、时间、印章、签发必须完整齐全；严谨使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、红蓝墨水、复写纸、压感复印纸等易褪色材料书写或制作；归档文件必须是原件，不得用复印件代替。

（二） 教学、教职工类：要求内容真实、整齐完全、文字清楚、对象明确、手续完备，写明承办单位及时间。教职工档案必须是办理完毕的正式材料，需组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。

（三） 学生类：入学登记材料随新生档案一起归档；奖励、党员转正、优秀毕业生党员材料需在材料产生的学期内归档；毕业材料、学生干部登记表、处分材料在毕业生离校前归档；学生因转学、退学、出国等原因提前离校，应及时准备好学生在读期间形成的档案材料，未处理完毕，不得办理离校手续。

（四） 基本建设类：项目建设各个阶段形成的不同载体、形成的文字，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（五） 财会类:按保管年限分别整理好进行上交，上交档案已完整年限材料为准。

第四章 档案管理

第十一条 依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别进行分类。立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把正文、底稿、附件、请示和批复放在一起,编制案卷目录和案内目录,对学院所有档案系统进行排列, 编制页号或者件号，确定保管期限,按一定次序排列和存放。

第十二条 为防止档案的损坏,延长档案的寿命,维护档案的安全;设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;做好档案室的防盗、防水溃、防潮、防虫蛀等工作。

第十三条 从档案的内容、来源、时间、名称等方面鉴别档案的价值,以鉴定量分重点保管和一般保管。重点保管档案应设立专人专柜保管,并按档案保管期限分永久、长期（30年）、短期（10年）三种以确保档案的价值。

第十四条 归档时间和手续：

（一） 学院各部门中能按自然年度归档的文件材料在文件形成年的次年6月底前归档；

（二） 各院系档案应当在次学年寒假前归档；

（三） 实物类档案随时归档；

（四） 会计档案按年度归档；

（五） 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（六） 基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（七） 随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案；

（八） 对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全;及时催办整理完成的文件上交回收,在次年检查齐全后整理立卷归档,并做好台帐管理。

（九） 档案的移交、接收必须电子版和纸质版材料同时上交，对档案进行整理、分类、鉴定和编号并履行相应的手续，由立卷单位填写文件交接登记表，交接双方签字盖章。文件形式见附件一。

第十五条 对保管期限已满的档案，要会同有关部门进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。将预销毁的档案登记造册，经审核批准后方可销毁。

第十六条 档案应采用适当的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和失散。对已经破损或字迹褪色的档案应及时修复或复制。对重要档案和修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。 

第十七条　高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向院长报告，及时处理。
　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，将档案管理的相关制度上墙,整理好的各类档案上架入库保管。
第十八条　高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与公布

第十九条 开展档案开发利用工作，办理借阅与咨询;积极开发档案信息资源,为学院工作服务。凡需使用档案者,均须填写文件调阅单,依据调阅权限和档案密级,经主管领导签批后方能调阅。

案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。借阅期限不得超过三个星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

学院内档案管理的利用方式有: 

1、提供档案原件;

2、提供档案复印件;

3、提供文献索引资料。

4、档案管理部门应主动向各部门员工提供学院档案编研信息服务。

第二十条 学院档案管理部门应当按照国家有关规定公布档案，未经学院授权，其他任何组织或个人无权公布学院档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一） 涉及国家秘密的；

（二） 涉及专利或技术秘密的；

（三） 涉及个人隐私的；

（四） 档案形成单位规定限制的。

第二十一条 凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关查阅手续后，均可利用已公布档案，未开放档案一般只供各归档单位查阅。重要、珍贵档案一般不提供原件，如有特殊需要，应经负责人批准加盖公章提供档案复制件，复制件与原件有同等效力。

第二十二条 档案管理系统应设立档案管理专柜并编制必要的检索工具，加强编研工作，为档案利用者提供便利条件。

第二十三条 档案管理部门是学院出具档案证明的唯一合法部门。

第六章 附则

第二十四条 学院档案材料应由单位立卷归档，任何部门或个人不得将职务活动中形成的应归档案材料据为己有或拒绝归档。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料和实物，档案管理部门可通过征集或代征集等形式进行收集。

第二十五条 学院应将档案工作所需经费列入学院预算，为保证档案工作的需求，学院应设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专用经费，推进档案管理建设。

第二十六条 建立档案工作考评制度，考评工作在分管领导的指挥下，由档案管理部门负责实施。对于在档案工作中做出显著成绩和突出贡献的单位或个人以及，经档案馆报请学院予以奖励。

第二十七条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》予以处罚：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
　　（三）涂改、伪造档案的；
　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
　　（六）其他违反档案法律法规的行为。

第二十八条 本办法从公布之日起施行，本办法公布前的学院各种档案工作规定、办法，与本办法相抵触的，以本办法为准。

第二十九条 本办法由海华学院档案管理部门负责解释。

整体建设方案

档案室分为档案库房、档案阅览室两个区域。档案库房应与阅览室分开，并设置计算机、扫描仪、预览桌、预览沙发方便进行查阅资料。目前档案库房面积基本满足单位档案管理需要,并设有一定预留空间。档案库房建筑本着遵循适用、经济、美观的原则。档案室在库房的建造使用上按《档案室建筑设计规范》(试行)的基本要求建造。档案库集中布置,自成一区，库区内不设置其他用房。库区的平面布局简单紧凑，节省空间。

档案库中档案柜靠墙摆放，减少外墙面积,围护结构根据使用的要求及室内温湿度、当地室外气象计算参数和有无采暖、通风、空调设备等具体情况,通过技术经济比较,合理确定其构造,并遵循下列要求:

1.当需要设置采暖设备时,围护结构的总热阻值应按现行国家标准(GB50176)《民用建筑热工设计规范》规定计算所得的最小总热阻再增加20%-30%进行设计;

2.当需要设置空气调节设备时,围护结构的传热系数应符合现行国家标准(GBJI9)《采暖通风和空气调节设计规范》的规定;

3.当不设采暖、通风和空气调节设备时,房屋的外墙和屋顶的总热阻分别不得小于0.66m2＂K/ W 和0.90m2＂ K /W 。

库房屋顶应采取保温隔热措施,并应符合下列要求:

平屋顶上采用架空层时,应做好基层保温隔热层，架空层高度不应小于0.30m，并应通风流畅;档案库窗帘为双层窗帘,内层为普通窗帘布,外层为防紫外线窗帘布。库房内档案装具布置应成行地垂直于有窗的墙面。装具排列的各部分尺寸:主通道净宽不应小于1.00m,两行装具间净宽不应小于0.80m,装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。各类装具的档案存储定额的计算指标,应按平均每卷厚度为15mm计算。

温湿度要求：不论气候条件如何,有条件的情况下均应设置长年的温控装置,温度相对湿度要求如下：

温湿度范围温度14℃-24℃不小于14℃不大于24℃,有温度调节设备的,温度的日变化幅度不得超过温度±2℃相对湿度45%RH-60%RH不小于45%RH不大于60%RH,有湿度调节设备的,相对湿度的日变化幅度不得超过+5%注意温、湿度的测量点,是指在距地板以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。

防潮和防水：室内地面应高出室外地面,不小于0.50m,并应符合下列要求:

1.采用填实地面时,应有防潮措施;

2.采用架空地面时,架空层净高不应小于0.45m,架空层下部的地面宜用简易防水地面,并高出室外地面不小于O .15m,做不小于1%的排水坡度。架空层上部的地面宜采取适当的隔潮措施。架空层的外墙应做通风孔,风口处装金属网及可开启的小门。

防日光直射和紫外线照射：

档案库、查阅档案及其他技术用房应防日光直射,并均应消除紫外线对档案、资料的危害。档案库和查阅档案等用房采用人工照明时,宜选乳白色灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时,应有过滤紫外线和安全防火措施。

防尘和防污染：

档案库应有防尘、净化空气、降温、防噪音等措施。档案库地面应光洁、平整、耐磨。其他内部装修、装具和固定家具等设计应表面平整、构造简洁。

防蛀和防鼠：

管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实,其他墙身孔洞也应采取防护措施,底层地面应采用坚实地坪。库房门与地面的缝隙不应大于5mm且宜采用金属门或下缘包铁皮的木门。档案库应设杀虫设施。档案库房应有可靠的安全监控防护设施。

防火设计：

档案室建筑防火设计,除应符合本规范的规定外还应符合国家现行建筑设计防火规范的有关规定。

档案室洁净度要求：

1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。

3、定期打扫室内卫生,清洗防尘网。

档案室防雷接地要求：

1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜;计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。

2、接地引入线的长度不应该超过30m,其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材,不同金属互连时,应防止电化腐蚀。

档案室电源要求：

1、如果电压稳定性不能满足要求,应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。

2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷,应采用 UPS 供电系统或逆变器供电系统。

3、蓄电池一般设计两组并联, UPS 蓄电池一般只设计一组, UPS 设计需要设计冗余备份,可以采用串联或并联方式。采用逆变器心 PS 时,主要逆变器按最大功率确定,有条件最好配备一台备用。

档案室设施设备预算表以下为网络参考价

预计费用为:7000.00元(不含装修费用)

归档文件整理总规则

1.1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

1.2整理

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

1.3件

归档文件的整理单位。

1.4档号

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

2 整理原则

2.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

2.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

2.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

3 一般要求

3.1 组件（件的组织）

3.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

3.1.2 件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

3.2 分类

3.2.1 立档应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

3.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

a）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

b）按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c）按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

3.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

3.3 排列

3.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

3.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

3.4 编号

3.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

3.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-件号。

上、下位代码之间用“-”连接隔开。如“HHXY-WS01-2020-Y-001”。

3.4.3 档号按照以下要求编制：

a）全宗号：档案室给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

b）档案门类代码：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识,后面加上各部门代码。

c）年度:为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

d）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识，前面用“0”补足，如“001”。

3.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

3.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。

3.5 编目

3.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

3.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：填写归档文件顺序号。

b）档号：档号按照3.4.2-3.4.3编制。

c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i）备注：注释文件需说明的情况。

3.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

3.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

4 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

4.1 修整

4.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

4.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

4.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

4.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

4.2 装订

4.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

4.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

4.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

4.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

4.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

4.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照4.2.4-4.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照4.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

4.3 编页

4.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

4.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

4.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

4.4 装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

4.4.1 档案盒

4.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等。

4.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

4.4.1．3档案盒应采用无酸纸制作。

4.4.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

c）整理日期：归档文件整理完成日期。

d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

4.5 排架

4.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

4.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

4.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

5 归档电子文件的整理要求

5.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。

 5.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T48、DA/T 38等标准执行。

 5.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。